Bewerbungsablauf
Der Bewerbungsablauf - Schritt für Schritt
Der Bewerbungsprozess gliedert sich in fünf Schritte:
- A. Erstregistrierung und formelle Prüfung
- B. Einreichung der Bewerbungsunterlagen (inkl. Online-Sprachtest)
- C. Stipendienvertrag und Auszahlung der ersten Förderrate
- D. Während des Praktikums
- E. Einreichung der Abschlussunterlagen und Auszahlung der zweiten Förderrate
Einzureichende Unterlagen
Hier finden Sie eine Übersicht aller Unterlagen, die im Rahmen des Erasmus+-Bewerbungsprozesses sowie nach Abschluss Ihres Praktikums eingereicht werden müssen.
Bitte beachten Sie, dass die Unterlagen erst nach Ihrer Registrierung in unserem System zur Verfügung stehen. Dies hat mehrere Gründe:
- Die Unterlagen unterscheiden sich je nach Projektjahr. So stellen wir sicher, dass Sie stets die aktuelle Version verwenden.
- KOOR verwendet eigene Vorlagen mit KOOR-Logo, angepasstem Layout und zusätzlichen Ausfüllhinweisen.
- Die Formulare enthalten automatische Formularfelder (Merge Fields), die die bei Ihrer Registrierung hinterlegten Daten übernehmen und so das Ausfüllen erleichtern.
Eine vorzeitige Zusendung der Unterlagen ist daher nicht möglich. Wenn Sie Ihre Praktikumsstelle dennoch frühzeitig über die Inhalte des Learning Agreements for Traineeships informieren möchten, können Sie sich auf das verlinkte Standarddokument des DAAD beziehen. Dieses Dokument wird von KOOR nicht akzeptiert und dient ausschließlich der inhaltlichen Vorbereitung.
Die Bewerbungsunterlagen
1. Ehrenwörtliche Erklärung für Zusatzförderungen
Die Ehrenwörtliche Erklärung für die Zusatzförderung laden Sie sich bereits nach der Registrierung im Online-Bewerbungsportal herunter. Hierauf geben Sie an, ob Sie zur Gruppe der sogenannten "Fewer Opportunities" zählen und ob Sie Anspruch auf eine Zusatzförderung haben bzw. geltend machen wollen.
2. Ehrenwörtliche Erklärung für grünes Reisen
Die Ehrenwörtliche Erklärung für grünes Reisen laden Sie sich bereits nach der Registrierung im Online-Bewerbungsportal herunter. Hier bestätigen Sie uns Ihren Bedarf an zusätzlich geförderten Reisetagen und machen Angaben zur Wahl des Transportmittels für die Reise ins Ausland.
3. Versicherungserklärung
Die Versicherungserklärung laden Sie sich bereits nach der Registrierung im Online-Bewerbungsportal herunter. Mit der von Ihnen unterzeichneten Versicherungserklärung bestätigen Sie uns, dass Sie über ausreichend Auslandskrankenversicherungsschutz verfügen und Ihre Haftpflicht- und Unfallversicherung am Arbeitsplatz geregelt ist.
Sobald Sie diese Erklärungen (1-3) ausgefüllt und unterschrieben im System hochgeladen haben, werden wir Sie für die weiteren Bewerbungsunterlagen (4-5) freischalten.
4. Bewerbungsformular
Das Bewerbungsformular laden Sie sich nach erfolgreicher formeller Prüfung Ihrer Registrierung im Online-Bewerbungsportal herunter, unterzeichnen es und legen es zur Unterschrift dem/der Erasmus-Koordinator*in des Akademischen Auslandsamtes Ihrer Heimathochschule vor. Das Formular bestätigt uns Ihre Immatrikulation und Ihr noch verfügbares Erasmus-Förderkontingent.
Studierende der HKA senden ihr Bewerbungsformular gemeinsam mit ihrer aktuellen Immatrikulationsbescheinigung zur Unterschrift an erasmus.KOOR@h-ka.de.
5. Learning Agreement for Traineeships
Das Learning Agreement enthält die wichtigsten Informationen zu Ihrem Praktikum, darunter Aufgabenbereich, Wochenarbeitszeit, Arbeitssprache, Vergütung, Versicherungsschutz sowie Angaben zur Anerkennung an der Heimathochschule. Zudem wird festgehalten, ob es sich um ein freiwilliges Praktikum, ein Pflichtpraktikum oder ein Graduiertenpraktikum handelt. Das Dokument muss von Ihnen, Ihrer Praktikumsstelle sowie Ihrer Fachbereichskoordinatorin bzw. Ihrem Fachbereichskoordinator unterzeichnet werden. Nach dem Upload im Online-Bewerbungsportal wird es von KOOR gegengezeichnet.
Studierende der HKA finden die zuständige Fachbereichskoordination hier. Studierende anderer teilnehmender Hochschulen wenden sich bitte an ihr International Office.
Der Stipendienvertrag
Sie erhalten Ihren Stipendienvertrag (Grant Agreement) frühestens drei Monate vor Beginn Ihres Praktikums. Sie wird Ihnen per E-Mail als Anhang zugesendet.
Bitte lesen Sie es sorgfältig durch und überprüfen Sie alle Angaben, insbesondere Ihre Kontakt- und Bankdaten. Unterschreiben Sie es (einschließlich des Datums) und laden Sie das unterschriebene Dokument rechtzeitig vor Beginn Ihres Praktikums im Online-Bewerbungsportal hoch.
Die Abschlussunterlagen
1. Kurzbericht im Online-Bewerbungsportal
Der Bericht ist ein verpflichtender Bestandteil der Abschlussunterlagen. Er enthält Fragen zu den Serviceangeboten von KOOR – Erasmus Services BW sowie zu Ihren Erfahrungen während des Praktikums und sollte etwa 1–2 Wochen vor Praktikumsende im Online-Bewerbungsportal ausgefüllt werden. Erst dann werden die weiteren Abschlussunterlagen (3 & 4) im System zum Download freigeschalten.
Zusätzlich freuen wir uns, wenn Sie freiwillig einen Erfahrungsbericht auf der Plattform Mobility Insights veröffentlichen. Teilen Sie Ihre Erfahrungen und geben Sie zukünftigen Praktikant*innen hilfreiche Tipps für ihren Auslandsaufenthalt.
2. Erasmus+ Participant Report der EU
Der Online-Fragebogen der EU-Kommission dient der Evaluation des Erasmus+-Programms und ist verpflichtend, um die zweite Förderrate zu erhalten. Den Link erhalten Sie automatisch nach Ende Ihres Praktikums per E-Mail (Absender: EU-CORPORATE-NOTIFICATION-SYSTEM@ec.europa.eu; Betreff: Erasmus+ participant report).Bitte prüfen Sie auch Ihren SPAM-Ordner.
Die Bearbeitung dauert etwa 10 Minuten. Bitte füllen Sie den Fragebogen sorgfältig aus, da die Ergebnisse unter anderem zur Bewertung der Programmdurchführung durch KOOR – Erasmus Services BW herangezogen werden.
3. Traineeship Certificate
Das Traineeship Certificate wird nach Abschluss Ihres Praktikums von der Praktikumsstelle ausgefüllt und unterzeichnet. Es bestätigt die tatsächlich absolvierte Praktikumsdauer sowie die Qualität des absolvierten Praktikums, indem die ausgeführten Aufgaben und die erworbenen Kenntnisse beschrieben sowie Ihre Arbeitsweise und Ihr Arbeitsverhalten bewertet werden.
Alternativ kann auch ein qualifiziertes Praktikumszeugnis eingereicht werden, sofern dieses inhaltlich den Angaben unserer Vorlage des Traineeship Certificates entspricht.
Wichtige Hinweise:
- Handschriftlich ausgefüllte Traineeship Certificates werden nicht akzeptiert.
- Das Dokument ist von Ihrer Praktikumsstelle und NICHT von Ihnen auszufüllen.
- Das Traineeship Certificate darf nur in Ausnahmefällen bereits vor Praktikumsende ausgestellt werden, frühestens jedoch eine Woche vor dem geplanten Ende des Praktikums.
4. Bescheinigung der Hochschule
Diese Bescheinigung ist sowohl für freiwillige als auch für Pflichtpraktika erforderlich, nicht jedoch für Graduiertenpraktika. Mit der Bescheinigung über die Anerkennung der im Praktikum erbrachten Leistungen bestätigt Ihre Hochschule:
- die Praktikumsart sowie die Anzahl der anerkannten ECTS-Punkte gemäß den Vereinbarungen im Learning Agreement,
- die Dokumentation Ihres Praktikums im Transcript of Records (inklusive ECTS-Punkten) und/oder im Diploma Supplement.
Wichtige Hinweise:
- Sollten sich die Praktikumsart und/oder die Anzahl der anerkannten ECTS-Punkte gegenüber den Angaben im Learning Agreement ändern, müssen diese Abweichungen im dafür vorgesehenen Begründungsfeld nachvollziehbar und aussagekräftig erläutert werden.
- Die Bescheinigung muss von der Fachbereichskoordination an der Heimathochschule oder vom Prüfungsamt ausgefüllt und unterschrieben werden, nicht von der Erasmus+ Koordination im International Office!
(5.) Nachweise Zusatzförderung
KOOR – Erasmus Services BW führt im Rahmen der Abschlussunterlagen stichprobenartige Prüfungen durch, um die Berechtigung für den Erhalt einer Zusatzförderung (Fewer Opportunities, grünes Reisen) zu überprüfen. Geförderte sind verpflichtet, die entsprechenden Nachweise aufzubewahren und diese auf Anfrage vorzulegen. Können die Nachweise nicht erbracht werden oder bestätigen sie die Förderberechtigung nicht, muss die für den gesamten geförderten Praktikumszeitraum gewährte Zusatzförderung an KOOR zurückgezahlt werden.
