Hochschule Karlsruhe Hochschule Karlsruhe - University of Applied Sciences
Hochschule Karlsruhe Hochschule Karlsruhe - University of Applied Sciences
Bewerbungsfrist

Bitte beachten Sie unsere neue verkürzte Bewerbungsfrist* von zwei Wochen. Startet Ihr Praktikum beispielsweise am 01.08.2024 müssen uns Ihre Bewerbungsunterlagen für das Erasmus+ Stipendium bis spätestens 18.07.2024 23:39 Uhr vollständig vorliegen. Wir empfehlen daher sich spätestens 6 bis 8 Wochen vor Praktikumsbeginn zu registrieren, damit genügend Zeit ist, die Unterlagen zu bearbeiten und alle notwendigen Unterschriften einzusammeln.

*für Praktika an Schulen und universitären Einrichtungen gilt eine verkürzte Frist zur Einreichung der vollständigen Erasmus+-Bewerbungsunterlagen von einer Woche

Der Bewerbungsablauf - Schritt für Schritt

  1. Sie haben Ihre Praktikumszusage erhalten? Registrieren Sie sich in unserem Online-Bewerbungsportal Placement Online  
  2. Sie bestätigen Ihre Registrierung mit dem Link der Ihnen per Mail direkt nach der Registrieurng zugesandt wird.
  3. Sie laden sich die Ehrenwörtliche Erklärung für die Zusatzförderung herunter und vollständig ausgefüllt wieder im System hoch.
  4. Sie laden sich die Ehrenwörtliche Erklärung für Grünes Reisen  herunter und vollständig ausgefüllt wieder im System hoch.
  5. Ihre Bewerbung für das Erasmus+ Stipendium wird durch uns formell geprüft.
  6. Sie erhalten Zugriff auf die Bewerbungsunterlagen (Learning Agreement, Bewerbungsformular, Versicherungserklärung).
  7. Beim Ausfüllen der Unterlagen hilft unsere Checkliste (verfügbar als Download in Placement Online).
  8. Sie laden Ihre Bewerbungsunterlagen fristgerecht (2 Wochen* vor Praktikumsbeginn) und vollständig ausgefüllt und unterschrieben im Placement Online hoch. 
  9. Wir prüfen Ihre Bewerbungsunterlagen.
  10. Sie absolvieren einen Online-Sprachtest in Ihrer künftigen Arbeitssprache.
    (Bitte beachten Sie, dass das Sprachlernportal aktuell nur eingeschränkt zur Verfügung steht. Der verpflichtende Sprachtest entfällt.)
  11. Sie erhalten Ihren Stipendienvertrag, das sogenannte Grant Agreement, per Mail.
  12. Sie drucken das Grant Agreement aus und senden es uns in zweifacher Ausführung mit Ihrer Unterschrift im Original auf dem postalischen Weg zurück.
  13. Sie erhalten die Auszahlung der ersten Stipendienrate (80% des Gesamtstipendiums).
  14. Während des Praktikums informieren Sie uns über Änderungen (Verkürzung/Verlängerung) oder bei Schwierigkeiten.
    Verlängerungen müssen mindestens einen Monat vor ursprünglich geplantem Ende schriftlich angekündigt werden.
  15. Vier Wochen vor Praktikumsende werden Sie per Mail an die Einreichung Ihrer Abschlussunterlagen erinnert.
  16. Sie füllen die Kurzbewertung in Placement Online aus und teilen Ihre Praktikumserfahrung auf unserer Erfahrungsberichteplattform.
  17. Sie erhalten Zugang zu den Abschlussdokumenten (Traineeship Certificate & Bescheinigung der Hochschule zur Dokumentation Ihres Praktikums) in Placement Online.
  18. Sie beantworten den Participant Report der Europäischen Kommission im Beneficiary Modul. Den Einladungslink erhalten Sie am letzten Tag Ihres Praktikums per Mail.
  19. Beim Einreichen der Abschlussunterlagen hilft unsere Checkliste (verfügbar als Download in Placement Online).
  20. Sie laden sämtliche Abschlussunterlagen fristgerecht (8 Wochen nach Praktikumsende) im Placement Online hoch.
  21. Sie erhalten die zweite Rate in Höhe von 20% des Gesamtstipendiums.  

*für Praktika an Schulen und Universitäten gilt eine verkürzte Frist zur Einreichung der vollständigen Erasmus+-Bewerbungsunterlagen von einer Woche

Die Bearbeitung Ihrer Bewerbung kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Sollten Sie Bestätigungen über das Erasmus-Stipendium beispielsweise für Visa-Anträge oder das Auslands-BAföG benötigen, so bitten wir Sie, sich frühzeitig um das Einreichen der Bewerbungsunterlagen zu kümmern. 

Die Bewerbungsunterlagen

Ehrenwörtliche Erklärung für die Zusatzförderung

Die Ehrenwörtliche Erklärung für die Zusatzförderung laden Sie sich bereits nach der Registrierung in Placement Online herunter. Hierauf geben Sie an, ob Sie zur Gruppe der sogenannten "Fewer Opportunities" zählen und ob Sie Anspruch auf eine Zusatzförderung haben bzw. geltend machen wollen. 

Ehrenwörtliche Erklärung für grünes Reisen

Die Ehrenwörtliche Erklärung für grünes Reisen laden Sie sich bereits nach der Registrierung in Placement Online herunter. Hier bestätigen Sie uns Ihren Bedarf an zusätzlich geförderten Reisetagen und machen Angaben zur Wahl des Transportmittels für die Reise ins Ausland. 
 

Bewerbungsformular

Das Bewerbungsformular sowie die anderen Bewerbungsunterlagen laden Sie sich nach erfolgreicher formeller Prüfung Ihrer Registrierung im Placement Online  herunter, unterzeichnen es und legen es zur Unterschrift dem/der Erasmus-Koordinator*in des Akademischen Auslandsamtes Ihrer Heimathochschule vor. Das Formular bestätigt uns Ihre Immatrikulation und Ihr noch verfügbares Erasmus-Förderkontingent. 

Learning Agreement

Das Learning Agreement umfasst allgemeine Angaben zu Ihrem Praktikum wie Wochenarbeitszeit, Arbeitssprache, Vergütung und Versicherungsschutz. Darüber hinaus wird hier festgehalten ob es sich um ein freiwilliges, ein Pflicht- oder ein Graduierten-Praktikum handelt und wie die Anerkennung an der Heimathochschule erfolgen wird. Das Learning Agreement wird sowohl von Ihrer Praktikumsstelle als auch Ihrem/r Fachbereichskoordinator/in unterzeichnet. 

Studierende der HKA finden eine Liste der für ihren Studiengang zuständigen Fachbereichskoordination hier. Studierende der anderen Teilnehmenden Hochschulen wenden sich bitte an ihr International Office.

Versicherungserklärung

Mit der von Ihnen unterzeichneten Versicherungserklärung bestätigen Sie uns, dass Sie über ausreichend Auslandskrankenversicherungsschutz verfügen und Ihre Haftpflicht- und Unfallversicherung am Arbeitsplatz geregelt ist. 

Sobald Sie diese Erklärungen ausgefüllt und unterschrieben im System hochgeladen haben, werden wir Sie für die weiteren Bewerbungsunterlagen freischalten.

Der Stipendienvertrag

Ihren Stipendienvertrag, das sogenannte Grant Agreemeent erhalten Sie ab drei Monate vor Aufenthaltsbeginn. 

Dieses Dokument benötigen wir mit Ihrer Originalunterschrift (Nassunterschrift). Hierzu erhalten Sie eine E-Mail mit dem Stipendienvertrag im Anhang. Diesen drucken Sie aus, unterzeichnen diesen (inkl. Datum) und schicken uns den Vertrag VOR Beginn Ihres Praktikums per Post zurück. 

 

Die Abschlussunterlagen

Traineeship Certificate

Das Traineeship Certificate wird von der Praktikumsstelle nach Ihrem Praktikum ausgefüllt und unterzeichnet. Es bestätigt uns die tatsächlich abgeleistete Praktikumsdauer. 

Bescheinigung der Hochschule

Mit der Bescheinigung der Hochschule zur Anerkennung Ihrer Leistungen im Praktikum bestätigt Ihre Hochschule den Vermerk Ihres Praktikums in Ihrem Transcript of Records (inkl. ECTS) und/oder Diploma Supplement. Die Bescheinigung benötigen Sie sowohl beim freiwilligen als auch beim Pflichtpraktikum. 

Projektkoordinatorin berät Professor
Participant Report der EU

Der Einladungslink wird am Ende Ihres Praktikums per Mail verschickt. Bitte prüfen Sie ggf. auch Ihren Spam Ordner. 

KOOR – Erasmus Services BW

Tel. +49 (0)721 925-2521
Fax +49 (0)721 925-2520

Telefonsprechzeiten: Mo - Fr von 09:00 bis 11:00 Uhr

erasmus.koor@h-ka.de

Hochschule Karlsruhe
Geb. F, Raum 302 & 303
Moltkestraße 30
76133 Karlsruhe