
eRechnung
Informationen zur elektronischen Rechnungsstellung
Gemäß den rechtlichen Vorgaben des Landes Baden-Württemberg (ERechVOBW) akzeptiert die Hochschule Karlsruhe ab dem 01.01.2022 Rechnungen über 1.000 Euro netto ausschließlich in elektronischer Form (XRechnung bzw. maschinenlesbarer XML Datensatz).
Rechnungssteller werden gebeten, Rechnungen zukünftig bitte in elektronischer Form – adressiert an die Leitweg-ID 08-A3916-42 – einzureichen. Hierfür steht das zentrale Rechnungseingangsportal des Landes zum Hochladen zur Verfügung:
Alternativ können eRechnungen per E-Mail an folgende Mailadresse gesandt werden: rechnung @service-bw.bwl.de
FAQ zum Thema eRechnung
Wie können Rechnungssteller eine eRechnung gemäß Anforderungen der Hochschule Karlsruhe erzeugen?
Neben einer entsprechenden Anpassung des eigenen ERP-Systems bieten auch diverse Drittanbieter Lösungen zur kostenfreien Erstellung einer eRechnung an. Sollte es Ihnen dennoch nicht möglich sein eine elektronische Rechnung einzureichen, kontaktieren Sie uns bitte über folgende E-Mailadresse: finanzen.vw @h-ka.de
Wird eine Leitweg-ID bei der Rechnungsstellung benötigt?
Ja, ansonsten kann eine einwandfreie Zuordnung und Verarbeitung Ihrer Rechnung nicht gewährleistet werden. Die Leitweg-ID der Hochschule Karlsruhe 08-A3916-42 ist stets anzugeben.
Welche elektronischen Rechnungsformate werden von der Hochschule Karlsruhe akzeptiert?
Es werden ausschließlich Rechnungen gemäß DIN EN 16931 verarbeitet, nähere Details zur Rechnungsnorm erhalten Sie unter: ZUGFeRD (Vers. 2.0 - 2.1.1) oder XRechnung
Wichtig: PDF-Dateien können nicht verarbeitet werden, außer diese entsprechen dem Standard ZUGFeRD 2.0.
Können Rechnungen im PDF-Format weiter übermittelt werden?
Für Rechnungen von einem Betrag über 1.000 Euro Netto ist dies nicht mehr möglich, sofern diese nicht dem Standard ZUGFeRD 2.0 entsprechen.
Wie stelle ich die Annahme meiner gestellten Rechnung sicher?
Die Rechnung muss gemäß der DIN EN 16931 erstellt werden. Insbesondere folgende Pflichtangaben sollten enthalten sein (in Klammern die jeweilige Feld-ID der xRechnung):
- Die Leitweg-ID der Hochschule Karlsruhe (BT-10)
- Ihre Bankverbindung bei Überweisung (BG-17 bzw. BT-84 bis BT-86)
- Ihre Bankverbindung bei Lastschrift (BG-19 bzw. BT-89 bis BT-91)
- Die Zahlungsbedingungen oder das Fälligkeitsdatum der Rechnung (BT-20 oder BT-09)
- Ihre E-Mail-Adresse (BT-43)
- Ihre Lieferantennummer, sofern diese Ihnen bekannt ist (BT-29)
- Die Bestellnummer (BT-13)
Um eine fehlerfreie Annahme und Verarbeitung sicherzustellen, können Sie auch Ihre Rechnung vorab überprüfen lassen. Näheres hierzu unter: https://kositvalidator.service-bw.de/