Hochschule Karlsruhe Hochschule Karlsruhe - University of Applied Sciences
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Informationen zur elektronischen Rechnungsstellung

Gemäß den rechtlichen Vorgaben des Landes Baden-Württemberg (ERechVOBW) akzeptiert die Hochschule Karlsruhe ab dem 01.01.2022 Rechnungen über 1.000 Euro netto ausschließlich in elektronischer Form (XRechnung bzw. maschinenlesbarer XML Datensatz).

Rechnungssteller werden gebeten, Rechnungen zukünftig  bitte in elektronischer Form – adressiert an die Leitweg-ID 08-A3916-42 – einzureichen. Hierfür steht das zentrale Rechnungseingangsportal des Landes zum Hochladen zur Verfügung:

Rechnungseingangsportal BW

Alternativ können eRechnungen per E-Mail an folgende Mailadresse gesandt werden: rechnungspam prevention@service-bw.bwl.de

Kontakt

Finanzen

finanzen.vw@h-ka.de

Wichtige Hinweise für die Bearbeitung der Rechnungen

Für eine fehlerfreie Bearbeitung der Rechnungen bitten wir um Beachtung folgender Hinweise:

  • Es werden ausschließlich Rechnungsformate nach DIN EN 16931 verarbeitet, weitere Informationen hierzu erhalten Sie unter: ZUGFeRD (Vers. 2.0 - 2.1.1) und XRechnung
  • Die elektronische Rechnung (XML-Datensatz) muss insbesondere folgende Angaben enthalten (Auflistung nicht abschließend):
Pflichtangaben gem. ERechVOBW Feld innerhalb der XRechnung nach europäischer Norm
Leitweg-ID der Hochschule Karlsruhe BT-10
Bankverbindung bei Überweisung BG-17 (BT-84 bis BT-86)
Bankverbindung bei Lastschrift BG-19 (BT-89 bis BT-91)
Zahlungsbedingungen und/oder Fälligkeitsdatum BT-20 und/oder BT-09
E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers BT-43
Lieferantennummer BT-29
Bestellnummer BT-13
  • Rechnungen im PDF-Format können nicht verarbeitet werden, außer diese entsprechen dem Standard ZUGFeRD 2.0.
  • Rechnungen und Gutschriften sollten jeweils nur einmal eingereicht werden – per E-Mail oder über das Rechnungseingangsportal. Eine E-Mail darf nur eine Rechnung/Gutschrift enthalten.
  • Ergänzend zur elektronischen Rechnung (dem XML-Datensatz) können weitere rechnungsbegründende Unterlagen der E-Mail angehängt werden. Hierbei werden folgende Formate unterstützt: PDF-Dokumente, Bilder (PNG, JPEG), Textdateien (CSV), Excel-Dateien (XLSX), OpenDocument-Tabellendokumente (ODS)

FAQ zum Thema eRechnung

Wie können Rechnungssteller eine eRechnung gemäß Anforderungen der Hochschule Karlsruhe erzeugen?

Neben einer entsprechenden Anpassung des eigenen ERP-Systems bieten auch diverse Drittanbieter Lösungen zur kostenfreien Erstellung einer eRechnung an. Sollte es Ihnen dennoch nicht möglich sein eine elektronische Rechnung einzureichen, kontaktieren Sie uns bitte über folgende E-Mailadresse: finanzen.vwspam prevention@h-ka.de

Wird eine Leitweg-ID bei der Rechnungsstellung benötigt?

Ja, ansonsten kann eine einwandfreie Zuordnung und Verarbeitung Ihrer Rechnung nicht gewährleistet werden. Die Leitweg-ID der Hochschule Karlsruhe 08-A3916-42 ist stets anzugeben.

Welche elektronischen Rechnungsformate werden von der Hochschule Karlsruhe akzeptiert?

Es werden ausschließlich Rechnungen gemäß DIN EN 16931 verarbeitet, nähere Details zur Rechnungsnorm erhalten Sie unter: ZUGFeRD (Vers. 2.0 - 2.1.1) oder XRechnung

Wichtig: PDF-Dateien können nicht verarbeitet werden, außer diese entsprechen dem Standard ZUGFeRD 2.0.

Können Rechnungen im PDF-Format weiter übermittelt werden?

Für Rechnungen von einem Betrag über 1.000 Euro Netto ist dies nicht mehr möglich, sofern diese nicht dem Standard ZUGFeRD 2.0 entsprechen.

Wie stelle ich die Annahme meiner gestellten Rechnung sicher?

Die Rechnung muss gemäß der DIN EN 16931 erstellt werden. Insbesondere folgende Pflichtangaben sollten enthalten sein (in Klammern die jeweilige Feld-ID der xRechnung):

  • Die Leitweg-ID der Hochschule Karlsruhe (BT-10)
  • Ihre Bankverbindung bei Überweisung (BG-17 bzw. BT-84 bis BT-86)
  • Ihre Bankverbindung bei Lastschrift (BG-19 bzw. BT-89 bis BT-91)
  • Die Zahlungsbedingungen oder das Fälligkeitsdatum der Rechnung (BT-20 oder BT-09)
  • Ihre E-Mail-Adresse (BT-43)
  • Ihre Lieferantennummer, sofern diese Ihnen bekannt ist (BT-29)
  • Die Bestellnummer (BT-13)

Um eine fehlerfreie Annahme und Verarbeitung sicherzustellen, können Sie auch Ihre Rechnung vorab überprüfen lassen. Näheres hierzu unter: https://kositvalidator.service-bw.de/