Informieren Sie sich vorab auf den Seiten des Auswärtigen Amtes über Reisewarnungen, Einschränkungen im Reiseverkehr, Quarantänemaßnahmen, Einschränkungen des öffentlichen Lebens. Viele Antworten zur Erkrankung selbst hat das Robert Koch Institut zusammengefasst. Auch der DAAD hat FAQ für Studierende veröffentlicht.
Verschiebung des Auslandsaufenthalts
Wenn Sie das Grant Agreement bereits erhalten haben und der Praktikumsstart bzw. Start des Studienaufenthalts verschoben wird, können Sie uns das Formular During the Mobility (PDF) per Mail schicken, sobald Sie mit Ihrer Praktikumsstelle den neuen Zeitraum vereinbart haben bzw. sobald feststeht, wann der neue Studienaufenthalt beginnt.
Bitte beachten Sie dabei Ihr in Placement Online/Mobility Online angegebenes Datum der Exmatrikulation - Sie müssen während der gesamten Praktikumsdauer/Studiums eingeschrieben sein.
Falls Ihnen durch die Verschiebung des Aufenthalts Kosten entstanden sind, verfahren Sie bitte wie unter „Nichtantritt des Praktikums/Studiums“ beschrieben. In dem Fall können Ihnen die Kosten unter bestimmten Umständen erstattet werden. Für den neuen Zeitraum des Praktikums oder Studiums ist dann eine Neubewerbung notwendig.
Quarantänezeiten im Zielland
Sollten Sie bei Einreise ins Zielland einer Quarantänepflicht nachgehen müssen, so kann dieser Zeitraum finanziell gefördert werden. Bitte informieren Sie uns vorab, falls Sie im Zielland in häusliche Quarantäne gehen müssen.
Eine schriftliche Bestätigung Ihrer Praktikumsstelle (Word) bzw. Ihrer Gasthochschule (Word) mit dem genauen Quarantänezeitraum muss eingereicht werden, damit der Zeitraum finanziell gefördert werden kann.
Verbleib im Zielland
Sollten Sie Ihr Praktikum/Studium unterbrechen müssen, bleiben jedoch im jeweiligen Zielland und haben somit weiter laufende Kosten wie z.B. Miete und Strom, kann Ihnen weiterhin der gesamte, im Grant Agreement vereinbarte Erasmus-Zuschuss gewährt werden.
Bitte erfassen Sie ihre Unterbrechungstage in folgendem Formular (PDF)und schicken uns dieses per Mail zu.
Rückreise nach Deutschland
In diesem Fall greifen die sogenannten Interruption Days. Senden Sie uns bitte, sobald Sie das Praktikum/Studium wieder beginnen, das ausgefüllte Formular (PDF)zu, damit wir Ihr Stipendium neu berechnen können.
Haben Sie während der Unterbrechung weiterhin laufende Kosten im Zielland (z.B. Miete, Strom) kann Ihnen der gesamte, im Grant Agreement vereinbarte Erasmus-Zuschuss gewährt werden.
Hierfür benötigen wir einen Nachweis, dass Ihnen die Kosten nicht erstattet werden. Den Nachweis können Sie wie folgt einreichen:
- als Schriftverkehr (mit dem Vermieter, Versicherung etc.), aus dem hervorgeht, dass Ihnen keine Kosten erstattet werden, obwohl Sie sich nicht mehr im Zielland befinden bzw. die Dienstleistung nicht in Anspruch genommen haben ODER
- als Screenshot von FAQs etc., aus denen hervorgeht, dass in Ihrem Fall keine Kosten erstattet werden. Dazu muss zusätzlich die von Ihnen unterzeichnete eidesstattliche Erklärung eingereicht werden.
Verlängerung oder Abbruch des Aufenthalts
Möchten Sie Ihren Aufenthalt gleichzeitig verlängern, geben Sie bitte das neue Enddatum im gleichen Formular (PDF) mit an. Wir prüfen, ob eine Verlängerung möglich ist, basierend auf Ihrem noch vorhanden Förderkontingent und Ihrem Exmatrikulationsdatum.
Sie möchten oder müssen das Praktikum/Studium abbrechen? Dann geben Sie uns bitte umgehend Rückmeldung, da bei einem Abbruch andere Verrechnungsvarianten für das Stipendium gelten. Die genauen Informationen hierzu können Sie ebenfalls auf dieser Seite nachlesen oder direkt bei uns erfragen - per Telefon oder Email.
Start im Zielland
Sie starten vor Ort im Zielland (unabhängig davon, ob Sie in Präsenz oder virtuell vor Ort arbeiten bzw. studieren): Mit der Ankunft im Zielland erhalten Sie den regulären Zuschuss, egal ob Sie einen Teil Ihres Praktikums/Studiums anschließend im Homeoffice oder als Online-Vorlesung im Heimatland absolvieren.
Formulare
Bitte informieren Sie uns vor dem Start Ihres Praktikums oder Studiums, ob Sie dieses virtuell beginnen, egal ob Sie dieses virtuell im Heimatland oder virtuell im Zielland beginnen - nutzen Sie dafür unser Formular. Wir informieren Sie dann über die weiteren Schritte.
Start im Heimatland, Fortführung im Zielland
Sie starten im Heimatland (im Homeoffice oder mit Online-Vorlesungen) und führen das Studium/Praktikum im Zielland fort (egal ob in Präsenz oder virtuell)
Bei Auslandsaufenthalten, die im Heimatland begonnen werden, wird nur der Teil gefördert, der im Zielland stattfindet. Dabei ist es egal, ob Sie Ihre Mobilität dann in Präsenz oder virtuell im Zielland fortführen.
- Bei Praktika: Bitte beachten Sie dabei, dass Ihre Praktikumsstelle im Rahmen der Abschlussunterlagen den gesamten Zeitraum bestätigen muss (in einem Praktikumszeugnis oder auf dem Traineeship Certificate), damit Ihnen alle Tage und somit das im Grant Agreement vereinbarte Stipendium anerkannt und ausbezahlt werden kann.
- Beim Studium: Bitte beachten Sie dabei, dass Ihre Gasthochschule im Learning Agreement "After the Mobility" den gesamten Zeitraum bestätigen muss, damit Ihnen alle Tage und somit das im Grant Agreement vereinbarte Stipendium anerkannt und ausbezahlt werden kann.
Start und Ende im Heimatland
Sie starten und enden Ihr Auslandspraktikum/Studium im Heimatland (z.B. durch Homeoffice oder Online-Vorlesungen):
In diesem Fall ist keine Förderung durch Erasmus+ möglich und Sie müssen – sollte schon eine erste Rate ausbezahlt worden sein – diese zurückzahlen. Sollten es jedoch ungeplant sein, dass Sie den gesamten Aufenthalt im Heimatland verbringen müssen und es sind Kosten im Zusammenhang mit dem Praktikum/Studium angefallen, die Ihnen nicht erstattet werden, können Sie diese bei uns einreichen.
Taggenaue Abrechnung des Stipendiums
Sie erhalten in jedem Fall eine taggenaue Abrechnung Ihres Stipendiums inkl. Home Office bzw. Online-Vorlesungszeiten. Hierfür benötigen wir einen schriftlichen Nachweis Ihrer Praktikumsstelle bzw. Gasthochschule über den tatsächlichen Aufenthaltszeitraum.
Dieser Nachweis kann in Form einer formlosen Email von der Praktikumsstelle bzw. Gasthochschule direkt an uns erfolgen. Alternativ kann auch eine von der Praktikumsstelle bzw. Gasthochschule ausgestellte Bescheinigung eingereicht werden.
Abrechnung von nicht erstatteten laufenden Kosten
Falls nach Ihrer Rückkehr noch laufende Kosten im Zielland bzw. entstandene Kosten durch ungenutzte Dienstleistungen vorliegen, die Sie auch auf Nachfrage nicht zurückerstattet bekommen, können Sie Ihr Gesamtstipendium erhalten. Dies gilt auch, wenn entstandene Kosten in Form eines Gutscheins zurückerstattet wurden und Sie eine monetäre Ausbezahlung bevorzugen.
Bitte reichen Sie uns in diesem Fall folgende Unterlagen ein:
- E-Mail mit Angabe der Posten, die nicht erstattet worden sind, z.B. "Monatsmiete April" (bitte keine Belege einreichen)
- Schriftverkehr aus dem hervorgeht, dass Sie den Versuch unternommen haben, die Kosten zurückzubekommen.
- Falls der Schriftverkehr nicht vorgelegt werden kann, weil der/die Anbieter beispielsweise nur telefonisch Auskunft geben und auf die AGBs bzw. die FAQs auf deren Webseite verweisen:
- Screenshot des entsprechenden Passus auf der Webseite / Vertrag etc. aus dem hervorgeht, dass Rückerstattungen nicht vorgesehen sind.
- Ausgefüllte und unterschriebene Erklärung der Richtigkeit der Angaben Praktikum (.docx) bzw. Erklärung der Richtigkeit der Angaben Studium (.docx)
Abrechnung von nicht erstatteten zusätzlichen Kosten
Es werden nur die Kosten berücksichtigt, die sie nicht verwendet haben. So erstatten wir zum Beispiel keinen Hin- und Rückflug, den Sie genutzt haben oder die Miete für die Monate, die Sie vor Ort in Anspruch genommen haben. Falls Ihnen jedoch zusätzliche Kosten entstanden sind (z. B. Kauf eines zusätzlichen Rückflugs, weil der erste nicht umbuchbar war), können wir diese separat abrechnen.
Hierfür müssen Sie folgende Belege bei uns einreichen:
- Ausgefüllte Kostenaufstellung (xls)
- Durchnummerierte Belege (Scans reichen aus)
- Schriftverkehr aus dem hervorgeht, dass Sie den Versuch unternommen haben, die Kosten zurückzubekommen. (Falls der Schriftverkehr nicht vorgelegt werden kann, verfahren wie bei „Abrechnung von laufenden Kosten“)
Es sind keine Kosten angefallen
In diesem Fall müssen wir das gesamte bereits ausbezahlte Stipendium zurückfordern. Sobald Sie von uns das Rückforderungsschreiben per Mail erhalten, bitten wir Sie den Betrag innerhalb von einem Monat zurückzubezahlen.
Es sind (laufende) Kosten entstanden
Wenn Kosten entstanden sind und Sie das Geld nicht zurückerstattet bekommen haben ODER wenn Sie die Erstattung in Form eines Gutscheins erhalten haben, aber eine monetäre Auszahlung bevorzugen, reichen Sie bitte folgende Unterlagen bei uns ein:
- Ausgefüllte Kostenaufstellung
- Durchnummerierte Belege (Scans reichen aus)
- Schriftverkehr aus dem hervorgeht, dass Sie den Versuch unternommen haben, die Kosten zurückzubekommen
- Falls der Schriftverkehr nicht vorgelegt werden kann, weil der/die Anbieter beispielsweise nur telefonisch Auskunft geben und auf die AGBs bzw. die FAQs auf deren Webseite verweisen:
- Screenshot des entsprechenden Passus auf der Webseite / Vertrag etc. aus dem hervorgeht, dass Rückerstattungen nicht vorgesehen sind.
- Ausgefüllte und unterschriebene Erklärung der Richtigkeit der Angaben Praktikum (.docx) bzw. Erklärung der Richtigkeit der Angaben Studium (.docx)
Falls Sie noch keine erste Rate erhalten haben, erstatten wir Ihnen die eingereichten Kosten. Bei einer bereits ausbezahlten ersten Rate werden die entstandenen Kosten mit diesem Betrag verrechnet. Bitte beachten Sie, dass maximal das im Grant Agreement vereinbarte Stipendium ausbezahlt werden kann.
Es sind zusätzliche Kosten entstanden
Wenn zusätzliche Kosten entstanden sind, wie beispielsweise durch eine außergewöhnliche Fahrt ins Zielland im Zusammenhang mit dem Nichtantritt (z.B. zusätzliche Fahrt wegen Auszug), müssen Sie folgende Unterlagen bei uns einreichen:
- Ausgefüllte Kostenaufstellung
- Bei Reisen mit dem privaten PKW nutzen Sie bitte den Distance Calculator
- Durchnummerierte Belege (Scans reichen aus)
Falls Sie noch keine erste Rate erhalten haben, erstatten wir Ihnen die eingereichten Kosten. Bei einer bereits ausbezahlten ersten Rate werden die entstandenen Kosten mit diesem Betrag verrechnet. Bitte beachten Sie, dass maximal das im Grant Agreement vereinbarte Stipendium ausbezahlt werden kann.
