Datenschutz BigBlueButton-Plattform
Datenschutzhinweise nach Art. 13 DS-GVO für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei der Durchführung von Veranstaltungen der Hochschule Karlsruhe auf der BigBlueButton-Plattform https://online-leh.re
In Zeiten in der ein digitaler Wandel nicht nur in der Privatwirtschaft angesagt ist, sondern auch bei der öffentlichen Verwaltung eingefordert wird, möchte die Hochschule Karlsruhe zusätzlich zu analogen Angeboten, vermehrt auch auf den Einsatz von Online-Tools setzen.
Nachfolgend möchten wir Sie unter anderem darüber informieren, welche personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Nutzung dieser Tools erhoben werden, zu welchen Zwecken und in welchem Umfang diese Daten auf welcher Rechtsgrundlage verarbeitet werden, ob die Daten an Externe weitergegeben werden und wann diese Daten wieder gelöscht werden. Selbstverständlich informieren wir Sie auch über Ihre Rechte als Betroffener der Verarbeitung.
A) Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter
Für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten, welche im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung der „Online-Lehre“ stehen:
Verantwortlicher ist die Hochschule Karlsruhe.
Name: Rektor
Vertretungsberechtigter: Prof. Frank Artinger
Anschrift: Moltkestrasse 30
Telefonnummer: +49.721.925.1000
E-Mail: rektor@h-ka.de
Unser Datenschutzbeauftragter
Name: Prof. Leize
Telefonnummer: +49.721.925.1373
Name: Prof. Stengel
Telefonnummer: +49.721.925.2968
E-Mail: datenschutz@h-ka.de
B) Rechtsgrundlage, Zweck und Umfang der Verarbeitung
Wir setzen das internet-(bzw. telefonie)-basierte System ein, um Online-Lehre (in Folgenden auch „Online-Lehrveranstaltung“ genannt) durchzuführen. Die Durchführung der Online-Lehrveranstaltung ist entweder erforderlich zur Wahrnehmung von Aufgaben, die im öffentlichen Interesse liegen oder die Verarbeitung erfolgt auf Basis einer Einwilligung oder einer Vertragsbeziehung.
Rechtsgrundlage
Gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 3 DS-GVO i.V.m. § 12 Abs. 1, § 2 LHG dürfen personenbezogene Daten seitens der Hochschule verarbeitet werden, sofern die Verarbeitung der Daten zur Pflege und Entwicklung der Wissenschaft und der Künste durch Forschung, Lehre, Studium und Weiterbildung erforderlich sind. Davon erfasst sind auch Verarbeitungen, die nur mittelbar diesen Zielen dienen, insbesondere trifft dies auf Verarbeitungen in der Hochschulverwaltung und hinsichtlich der Verarbeitung von Daten von Beschäftigten der Hochschule zu, wobei diesbezüglich zusätzlich die Anforderungen aus § 15 LDSG zu beachten sind.
Teilweise verarbeiten wir Ihre Daten auch auf Basis einer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO. Dies geschieht insbesondere dann, wenn die Nutzung der Online-Lehrveranstaltung von Ihnen veranlasst wird oder wenn Sie uns freiwillig Daten bekannt geben, welche für die Durchführung des Online-Lehrveranstaltung nicht erforderlich sind (sog. optionale Angaben).
Soweit die Online-Lehrveranstaltung im Rahmen von Vertragsbeziehungen mit Ihnen als Vertragspartner durchgeführt werden, erfolgt die Verarbeitung auf Basis des Art. 6 Abs. 1 b DS-GVO.
Welche Daten werden verarbeitet?
Bei der Durchführung von Online-Lehrveranstaltung werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Einige der Angaben erfolgen freiwillig, andere sind erforderlich, um an einer Online-Lehrveranstaltung teilnehmen zu können.
Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
Angaben zum Benutzer: Vorname bzw. Nachname (optional)
Meeting-Metadaten: Teilnehmer-IP-Adressen
Text-, Audio-und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einer Online-Lehrveranstaltung die Chatfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese in der Online-Lehrveranstaltung anzuzeigen. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die Applikationen abschalten bzw. stummstellen.
Umfang der Verarbeitung
Wir verwenden den Dienstanbieter werk21 GmbH mit eingetragenem Firmensitz in Berlin, als Auftragsdatenverarbeiter.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.
C) Empfänger / Weitergabe von Daten
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an einer Online-Lehrveranstaltung verarbeitet werden, außerhalb der genannten Auftragsdatenverarbeitung geben wir nicht an Dritte weiter, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind oder wir hierzu rechtlich verpflichtet sind.
Neben den fachlichen Verantwortlichenhaben zudem die den Dienst betreuenden Mitarbeiter unseres Informationszentrums teilweise Zugriff auf die in diesem Zusammenhang anfallenden personenbe-zogenen Daten. Insbesondere im Falle von Support-Anfragen kann es erforderlich sind, dass die Kollegen auf Ihre Daten zugreifen. Wir verwenden den Dienstanbieter werk21 GmbH mit eingetragenem Firmensitz in Berlin, als Auftragsdatenverarbeiter.
D) Speicherdauer und Löschen der Daten
Wir löschen Ihre Daten gem. Art. 17 Abs. 1 lit. a DSGVO, sofern wir sie nicht mehr für die Zwecke, für die wir sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet haben, benötigen. Im Falle einer Verarbeitung Ihrer Daten aufgrund einer Einwilligungserklärung oder wenn Sie begründeten Widerspruchgegen eine Verarbeitung eingelegt haben, löschen wir Ihre Daten unverzüglich. Etwas anderes gilt für den Fall, dass wir aufgrund von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten zur Aufbewahrung verpflichtet sind bzw. die Daten vom Landesarchiv übernommen werden.
E) Ihre Rechte als Betroffene/r
Ihnen stehen verschiedene Betroffenenrechte zu, insbesondere das Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO), das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), das Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) oder auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO).
Nähere Informationen zum Recht auf Auskunft sowie zum Recht auf Löschung finden Sie hier:
https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/wp-content/uploads/2017/08/DSK_KPNr_11_Recht-auf-Vergessenwerden.pdf
https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/wp-content/uploads/2013/02/DSK-Kurzpapier-6-Auskunftsrecht.pdf
Für den Fall, dass wir Ihre Daten zur Wahrnehmung einer uns übertragenen öffentlichen Aufgabe gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO bzw. auf Basis eines berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO verarbeiten, habe Sie das Recht Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO) einzulegen.
Im Falle einer Verarbeitung aufgrund einer Einwilligung, kann diese jederzeit widerrufen werden. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
Bezüglich von Daten, welche Sie uns selbst bereitgestellt haben, kann Ihnen ein Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO) zustehen.
Ferner steht Ihnen das Beschwerderecht nach Art. 77 DS-GVO bei der Datenschutz-Aufsichtsbehörde dem LfDI Baden-Württemberg zu.
Die Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte ist kostenfrei möglich. Wenn Sie von Ihren Betroffenenrechten Gebrauch machen, erhalten Sie spätestens innerhalb eines Monats eine Rückmeldung von uns.
Stand: 01.10.2020